Um Entgeltumwandlung handelt es sich, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbaren, dass der Anspruch auf Zahlung des Lohns in einer bestimmten Höhe untergeht und durch einen wertgleichen Versorgungsanspruch ersetzt wird (§ 1 Abs. 2 Nr. 3 BetrAVG). Gemäß § 1a BetrAVG (in Kraft getreten am 1. Januar 2002) hat jeder in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversicherte Arbeitnehmer einen Rechtsanspruch auf eine betriebliche Altersversorgung im Rahmen der Entgeltumwandlung. Er kann verlangen, dass von seinen künftigen Entgeltansprüchen bis zu 4% der für das jeweilige Kalenderjahr geltenden Beitragsbemessungsgrenze (West) in der Rentenversicherung der Arbeiter und Angestellten (2023: € 3.504) für eine Entgeltumwandlung verwendet werden. Liegt dem Lohnanspruch ein Tarifvertrag zugrunde, ist eine Entgeltumwandlung nur zulässig, wenn der Tarifvertrag sie vorsieht oder zulässt.

Für die Umsetzung des Rechtsanspruchs haben die Arbeitsvertragsparteien einen Gestaltungs­spielraum. Der Arbeitnehmer kann auf eine einmalig, wiederholt oder laufend zu zahlende Vergütung verzichten und er kann in jedem Jahr neu über das „Ob“ und die Höhe der Entgeltumwandlung entscheiden. Während eines ruhenden Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitnehmer das Recht, die Versicherung oder Versorgung in den versicherungsförmigen Durchführungswegen mit eigenen Beiträgen fortzusetzen. Handelt es sich um Entgelt, das der Arbeitnehmer regelmäßig bezieht, kann der Arbeitgeber verlangen, dass während eines laufenden Kalenderjahres gleich bleibende monatliche Beiträge verwendet werden. Ebenso hat er das Recht, auf einem umzuwandelnden Mindestbeitrag zu bestehen (1/160 der Bezugs­größe gemäß § 18 SGB IV = €  254,63 in 2023). Die Anwartschaften auf eine Betriebsrente, die durch Entgeltumwandlung finanziert wurden, sind sofort unverfallbar. 

Grundsätzlich steht jeder der fünf Durchführungswege für die Entgeltumwandlung zur Verfügung. Entgeltumwandlung kann auch über die seit dem 1. Januar 2018 vorgesehene reine Beitragszusage durchgeführt werden. Der Arbeitgeber hat das Recht, einen der versicherungsförmigen Durchführungs­wege einseitig festzulegen, wobei er auch die konkrete Wahl einer Direktversicherung, einer Pensionskasse oder eines Pensionsfonds trifft. Kommt keine Vereinbarung zum Durchführungsweg zustande und hat der Arbeitgeber weder eine Pensionskasse noch einen Pensions­fonds als Durchführungsweg vorgegeben, kann der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber den Abschluss einer Direktversicherung verlangen. 

Diese Finanzierungsform der betrieblichen Altersversorgung wird vom Staat durch verschiedene Maßnahmen und teilweise abhängig von der Wahl eines Durchführungswegs steuerlich und beitragsrechtlich gefördert.